为全面贯彻落实“双一流”建设任务“卓越研究生培养计划”，构建开环整合的卓越研究生培养体系，学校设立“研究生赴境外短期学术交流经费”（以下简称“研究生短期交流经费”），用于资助我校优秀在籍研究生出国（境）参加高水平国际学术会议。
材料学院根据学校下拨的经费额度制定《2026年材料学院“研究生赴境外短期学术交流经费”实施细则》。
第一部分：研究生短期交流经费实施细则
一、申请条件
申请资助的研究生应同时具备以下条件：
1.本校正式注册学籍的研究生。
2.热爱祖国，拥护中国共产党的领导，具有良好的政治素质。
3.身心健康，具有较强的科研能力和外语交流能力。
4.撰写以浙江大学为第一署名单位的学术论文或摘要，被在境外举行的本学科领域权威的国际学术会议录用。
5.原则上每位研究生在读期间至多只能获得1次该项资助。
6.受国家公派出国留学项目或学校公派研究生项目资助（包括但不限于求是飞鹰计划、陆氏基金、校级创新项目）的申请人，已享受奖学金资助，在派出期间不能申请该项资助。
7.不是受国家公派出国留学项目或学校公派研究生项目资助派出的，研究生在境外交流期间赴第三国（地区）参加国际学术会议，可以申请该项资助，应按照《浙江大学研究生因公出国或赴港澳台申请手续办理流程》关于“境外交流期间赴第三国或其他地区”的流程办理研究生因公出国或赴港澳台申请审批手续。
二、资助内容、资助额度、资助原则
根据申请者具备的条件、论文录用情况和当年申请的情况，择优资助。
1.本人作为第一作者或除导师（导师组）外排名第一作者撰写的论文或摘要被国际学术会议接收，以口头宣读形式参会者，给予一次往返基础经济舱国际旅费资助。
2.亚洲以外区域（含西亚）资助金额上限不超过1.0万元/人，亚洲区域（不含西亚）资助金额上限不超过0.5万元/人，未超过资助金额上限的支出实报实销。
3.申请人获批国际学术会议资助，参加国际学术会议交流所需的费用，除学校资助外如有不足部分，应由研究生课题组、导师等提供资助，支持申请人完成国际学术交流，如资助经费为纵向科研经费，需说明此次国际会议与该科研项目的相关性。
4.优先考虑没有享受过对外交流相关资助的申请人。优先考虑在重要国际学术会议做口头报告的研究生。同等条件下，优先资助全日制博士研究生。
三、申请流程及申请材料
（1）申请流程
若符合申请条件，申请人一般需在国际会议举办两个月前（最晚不能晚于出访开始日期）登陆浙江大学研究生教育管理信息系统（以下简称“学校系统”，网址：https://yjsy.zju.edu.cn/），在应用中心-因公出国（境）-出国（境）申请，发起“无项目的出国（境）申请”，填写信息，“出访任务”选择“国际会议”。在“经费来源”—“国际旅费”中选择“短期项目资助”。在“资助金额”填写拟申请资助金额（如申请时没有确认金额，可在机票确定后钉钉联系学院研究生科赵明洁老师填写。如实际使用经费有变化的，也请及时与赵老师联系），提交申请。
温馨提醒：
①根据学校计划财务处要求，研究生在填写出国（境）申请时，须在“经费来源”-“国内外资助单位及方式”写明：学校短期项目资助国际旅费（根据实际情况填写），该出访与短期项目资助相关；如有多个经费来源的，须在“经费来源”-“国内外资助单位及方式”写明，比如：学校短期项目资助国际旅费，该出访与学校短期项目资助相关；导师资助剩余国际旅费及在外生活费，如使用纵向科研经费，请说明出访任务与该科研项目的相关性。
②不能在国际学术会议任务出访开始后补申请。
③学院将结合经费额度和申请情况择优确定资助名单和额度。
（2）申请材料
申请附件材料清单及要求如下：
（1）会议主办方出具的正式邀请函（高亮标明论文录用通知及论文录用类别（ORAL）证明）；
①论文录用类别（ORAL）证明请提供正式证明函件，需有官方签名或大会正式program，邮件或截图均无效；
②若论文录用类别仅表述为PRESENTATION，则需同时提交PROGRAM（宣读论文时间安排表）才能视同为ORAL。
（2）被录用论文首页（按国内外正式期刊投稿格式）
（3）邀请函若使用英文之外语种书写，需提供导师签名的中文或英文翻译件。
（4）平安留学学习记录
特殊情况说明：
（1）如有顺访任务，应于提交国际学术会议资助的项目申请时一并提出，否则不予受理（主任务应为国际学术会议，顺访任务开始时间必须连续衔接在国际学术会议时间之后，且不能超过国际学术会议时长，否则，不能申请国际学术会议资助）。
（2）如申请人正在境外交流，欲前往第三国（地区）参加国际会议，须按照《浙江大学研究生因公出国或赴港澳台申请手续办理流程》办理“境外交流期间赴第三国或其他地区”的出国（境）申请审批手续，“境外交流期间赴第三国或其他地区”的这趟出访任务如需报销，须在原长期出访任务结束并回国（境）后一起报销，报销须符合计财处相关规定。
第二部分：因公出国（境）和财务手续办理流程
一、办理出国（境）相关手续
按照《浙江大学研究生因公出国或赴港澳台申请手续办理流程》（https://yjsybg.zju.edu.cn/2023/1116/c61861a2827479/page.htm）办理出国（境）手续。
温馨提醒：不接受研究生在出国（境）后补提交出国（境）申请。请务必在派出前完成出国（境）申请审批手续，以免影响办理财务手续。
如需办理护照，请持身份证原件到公安机关出入境管理机构办理因私普通护照（紫金港校区的可以到东四教学楼杭州市公安局西湖区分局紫金港综合服务大厅，咨询电话：0571-87281369，现场会根据窗口的承载限值予以适度限流，请合理安排时间，提前办理）。
请持“护照、邀请函、派遣证明（如有）等材料”自行办理签证。请提前向外国驻华使（领）馆了解签证政策，签证类型应与出访身份、出访目的一致。
二、办理返校及财务报销手续
1.返校手续
回国（境）返校两周内根据《浙江大学研究生因公出国或赴港澳台申请手续办理流程》办理返校手续。
2.办理经费申请及报销手续
钉钉联系学院研究生科赵老师授权经费。获经费授权后，登录计划财务处“综合财务管理平台”(http://cwcx.zju.edu.cn/)办理报销手续。在回国（境）后两周内（遇寒暑假可顺延至开学后），申请人本人尽早持以下材料到学院研究生科赵老师（材2-220）处审核《预约报销单》：
（1）《预约报销单》（计财处网站预约后打印）；
（2）《浙江大学研究生因公出国或赴港澳台申请表》《浙江大学研究生因公出国或赴港澳台回国（境）审核表》；
（3）邀请（信）函复印件；
（4）护照个人信息页、有效签证、出入境记录复印件；
（5）相关票据及支付记录等材料。
其中，机票要求提供机票行程单（或订单及发票）、登机牌、支付记录；如乘坐非境内航空公司的航班，须在系统填写《乘坐非国内航空公司航班和改变中转地申请表》（学生用）。表格见计划财务处网站（http://cw.zju.edu.cn/）-下载专区-空表下载栏。
3.请携带2.中的前述材料按预约窗口、预约时间前往各会计核算分中心外汇管理窗口办理相关报销手续。
材料科学与工程学院教育教学办公室
2026年6月30日
